歓送迎会の幹事で失敗しないために!当日の流れや乾杯の挨拶は?

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会社に入社して、2年目3年目になってくると、
部署の忘年会や歓送迎会の幹事をやる順番が回ってくるかと思います。

 

もしくは急に次の歓送迎会の幹事やってね!
と言われるなんてこともあるかと思います。

 

私の場合は、
順番で回ってくるルールだったので、
何度も歓送迎会や忘年会の幹事を行いました。

 

この幹事なんですが、
かなり大変で部署の人数にもよりますが、
本当に心労が絶えない仕事です。

 

事前の集金やお店選び、
当日の挨拶の根回しや送別される方へのプレゼント、
余興がある場合は余興の順番の仕切りや司会進行など。

 

やることは唸るほどあります。

 

今回は、そんな歓送迎会の幹事を任された際、
失敗しないためにどんな会の進行をや流れをすればいいのか?
また幹事がそんな挨拶をしていけばいいのかをご紹介します。

 

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歓送迎会の幹事で失敗しないために

 

歓送迎会の幹事になってしまったら、
とにかく意識しないといけないことは、失敗しないことです。

 

上司や同僚、後輩に「おお!」と言ってもらえるような歓送迎会は、
非常に難しいです。

 

そのために、
まずは失敗しないことを目標に準備や当日の進行をしていきましょう。

 

ちなみに失敗ということですが、
私も10人~20人の歓送迎会幹事、40~50人の歓送迎会幹事をやりましたが、
いろいろ失敗しました。

 

例えば、

 

・当日欠席した人の会費を請求漏れてしまい自腹で負担した

・当日いきなり挨拶をお願いしたため、部長から切れられた

・会場が狭くギュウギュウになってしまい不評だった

・歓迎される方と送別される方の挨拶の順番を間違え、お局から嫌味を言われた

・退職される人に渡す花が間に合わず、急きょ自腹で花を買う羽目になった。

 

など。

 

事前に気をつけておかねばらならないことや、
当日の進行で自分が無知だったため、失敗してしまったことなど
数多くあります。

 

そのような失敗をしないために、
まずは前回歓送迎会を担当した幹事にヒアリングをしましょう。

 

 

これをやらずに、
勝手に歓送迎会の準備を進めてしまうと
二度手間、三度手間になります。

 

また前回の幹事は、
なにかしら失敗した情報や役に立つ情報を持ってます。

 

例えば、
●●部長は、日本酒のあらまさがないと不機嫌になるので、
歓送迎会をやるお店にある日本酒の銘柄には注意が必要ですなど。

 

 

 

歓送迎会幹事の当日の流れは?

 

幹事として、
一番押さえておかないといけないのが、
当日の流れです。

 

歓送迎会なので、
送別される人と歓迎される人を主役にした会の流れを意識する必要があります。

 

具体的には、

 

・幹事の挨拶

・部長や課長からの挨拶と乾杯

・ご歓談

・送別される人の挨拶

・記念品の贈呈

・歓迎される人の挨拶

・部長もしくは課長からの締め

 

というのが大まかな流れです。

 

特に最初の乾杯までの長さが結構大事で、
事前に部長もしくは課長に、
挨拶を頂く旨を伝えておく必要があります。

 

さらに気をつけることは、
その部長や課長が、
会の冒頭に確実にいて頂く必要があります。

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そうしないと、
部長の到着待ちになってしまい、
歓送迎会に参加している社員から非難されるからです。

 

中には、

「まだ部長が来てないんだから、料理は食べるのはやめとこう」

と言い出すまじめな社員もいたりしますので、
乾杯をお願いしている部長のスケジュールは把握しておきましょう。

 

 

もし部長や課長が時間的に間に合わないのなら、
現場のリーダーに事前に乾杯の挨拶をお願いしておくといいでしょう。

 

そして締めの挨拶なら、
時間的に部長や課長は間に合うので、
締めの挨拶だけをお願いしてしまうというのもありです。

 

私の場合は、
最初の乾杯は現場で人気のあるリーダー、
締めの挨拶を部長や課長といった流れにしていたので、
歓送迎会を滞りなく進めることができました。

 

歓送迎会の幹事の挨拶はどんなことをいえばいい?

 

基本的に幹事が挨拶を言うことはありません。

 

幹事はあくまでも、
司会進行がメインです。

 

そのため、挨拶をする人を前もって根回ししておくことと、
当日その人に挨拶を振るというのが幹事の仕事です。

 

ただ、そうかといって、
何の前ふりもなく、いきなり冒頭挨拶をする方に、
パスをしてしまうとちょっといきなりすぎます。

 

特に歓送迎会は、
送別会と歓迎会を兼ねているので、
今回、誰が退職するのか、誰が入社したのかを
ちゃんと紹介してから、パスをすることが最低限、必要です。

 

実際に私も、
はじめて歓送迎会の幹事をやったときは、
すぐに冒頭にあいさつをする方に振ってしまい、
後から、

 

「ちょっと挨拶をするタイミングが早いんじゃないの?」

 

と軽く怒られてしまいました。

 

今思うと、私も緊張していたんでしょうね。

ではどんなことを幹事が冒頭に話せばいいのでしょうか?

 

 

簡単にご紹介します。

 

「これから●●商事 △△チームの歓送迎会をスタートします。

 今回は、××さんが来月より部署異動となり、
 さらに◆◆さんが来月より私たちの部署へ来て下さるため、
 送別と歓迎を兼ねた歓送迎会を行います。

 まずは、××さんと長く一緒にお仕事されていらっしゃいます、
 リーダーの**さんから労いの言葉をお願いします。」

 

という感じですね。

 

あとは挨拶をされる部長や課長が乾杯までしてくれるので、
お願いしてしまえばいいのです。

 

 

 

まとめ

歓送迎会の幹事は、
通常の宴会の幹事と比べて、
準備することが多いです。

 

送別される人へのプレゼントや色紙。

 

 

また送別される人や歓迎される人の好みを前提に、
お店の料理やコースのメインなどの調整など
かなり細かいところまで気を遣わなければなりません。

 

なので、
なるべく幹事を自分1人で引き受けずに、
誰かもう1人やってくれる人を探しましょう。

 

当日の司会進行などは、あなたが引き受けるにしても、
事前の集金や出席確認、店舗選び、プレゼント選びなど
2人で動くことができれば、
自分1人の好みや思い込みによる失敗はしにくくなります。

 

是非、頑張ってください。

 

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